Серьезные комплексные системы, позволяющие вести не только финансовый, бухгалтерский, но и оперативный и общеуправленческий учет, а также спланировать и проанализировать деятельность компании, — безусловно, необходимы на определенном витке жизни фирмы, особенно когда бизнес выходит на просторы мировой экономики (при выходе на IPO). Тогда внедрение таких ИС рассматривается помимо прочего и как средство повышения капитализации компании. Даже общенациональный масштаб торговой компании требует особых инструментов для ее управления. Однако на сегодняшний день ретейлеров такого ранга в нашей стране немного, основная же масса сетевых торговых компаний работает на уровне региональных и городских. Разумеется, для большинства таких торговых сетей «тяжелая» ERP-система будет избыточным решением.

 

Однако на сегодняшнем рынке, как считают эксперты, присутствует целый спектр предложений: «Серьезно подойдя к процессу выбора, абсолютно каждая компания сможет найти себе подходящий продукт, — считает Кирилл Синицын, заместитель генерального директора группы компаний Ansoft. — Не может не радовать, что в последнее время заметно повысился уровень отечественных разработок. На рынке действительно есть решения, которые ни по функциональности, ни по производительности не уступают западным конкурентам и при этом значительно экономичнее их. Это отличный вариант для компаний, которым нужен быстрый возврат инвестиций». Сегодня, в трудные времена, это очень важный фактор.

 

Разумеется, чтобы оптимизировать затраты на ИТ, необходимо рационально подойти к развитию системы автоматизации компании. Для этого, как считает Михаил Заборов, руководитель направления «Торговые сети» компании «Заказные ИнформСистемы», нужно, чтобы руководящий состав проанализировал и выделил ключевые бизнес-процессы. Тогда вместо приобретения ИС с большим запасом функционала «на вырост» можно перейти к избирательной автоматизации. «Конечно, создавая индивидуальную ИС для ключевых участков и процессов бизнеса, — отметил г-н Заборов, — сильно сэкономить не получится (промышленная заказная разработка ПО даже в России — дело недешевое). Но эффективная отдача и невысокая стоимость владения и, что очень важно, стоимость развития такого решения вполне окупят первоначальные вложения». Особенно выгодна такая стратегия для крупных торговых компаний, которым грамотная автоматизация их уникальных бизнес-процессов помогает поддерживать лидерство в отрасли. А отечественные компании-разработчики, которые умеют в разумные сроки создавать надежно работающие индивидуальные ИС промышленного качества и по разумной цене, уже есть.

 

 

 

Если не ставить задачу разработки индивидуальной (а следовательно, более дорогой) ИС, то здесь многое зависит от того, как торговая компания видит себе задачи ИС. «Существует набор базовых систем, без которых уже не может обойтись ни один ретейлер, — отметил Максим Баринов, руководитель отдела управления отраслевыми решениями, компания «Астор», — это кассовая программа, система управления магазином, система управления для центрального офиса и бухгалтерский модуль. Добавим сюда затраты на специализированное оборудование (POS-терминалы, сканеры, весы и пр.) и на работы по внедрению. Если говорить об этом минимальном наборе опций, то основным источником экономии средств здесь будет являться получение скидки от поставщика. При этом чем больше опций вы приобретаете у одного вендора, тем на больший объем скидки можете рассчитывать».

 

Интересно, что ИТ-специалисты, понимая сегодняшние трудности ретейлеров и их желание сократить затраты, тем не менее не рекомендуют ограничивать функциональность и выбрасывать отдельные модули из решений: как считает Кирилл Синицын, лучше сократить затраты на внедрение системы, тем более что именно эта часть проекта наиболее затратна — расход на покупку лицензий в несколько раз меньше, чем на внедрение системы. «Заказчикам стоит искать решение с высокой готовностью базовой функциональности, это существенно сократит и бюджет, и время внедрения решения, — уверен он. — Сейчас целесообразно выбирать систему, где в базовой конфигурации функционал реализован не менее чем на 90%». Действительно, дорогое рабочее время внедренцев и разработчиков порой уходит на то, чтобы «подкрутить» функционал системы, что-то добавить или изменить, но во многих случаях этого не прошлось делать, если подыскать систему, где такие функции уже есть.

 

Наконец, следует помнить, что ИТ — не панацея, а лишь инструмент, помогающий в принятии решений, и состав ИС во многом будет зависеть от того, какого уровня решения требуются в том или ином случае (и даже от того, к чему питает склонность руководство компании). Если есть необходимость управлять дебиторской задолженностью — нужен модуль управления финансами. Для оптимизации налогообложения ищите систему с гибкими возможностями в бухгалтерии. Нужна оптимизация логистики — обращайте внимание на управления цепочками поставок, системы заказов. Любите «покрутить» данные и проанализировать их в разных разрезах — внедряйте систему Business Intelligence. Но, как резонно отметил Максим Баринов, только заказчик может определить, какое из решений является его инструментом борьбы с кризисом.

 

 

 

Рационально и грамотно управлять финансовыми потоками, дебиторской и кредиторской задолженностью, особенно при серьезном (по объему и интенсивности) товарообороте сегодня невозможно вручную. И в большинстве ИС модуль управления финансами — один из ключевых, он тесно интегрирован со специализированными торговыми решениями, позволяет гибко настраивать политику управления финансами и аналитические разрезы. Здесь мы приведем примеры того, как решаются эти задачи в некоторых отечественных ИС.

 

Если говорить о дебиторской задолженности, то ее основными показателями являются уровень относительно оборота продаж, распределение по времени, история отношений (задолженность в прошлом), наличие обеспечения. При большом количестве отгрузок (например, в оптовой торговой фирме) отслеживать эти показатели вручную нереально, а ведь необходимо также обеспечить должный уровень контроля полноты состава документов и их атрибутики. Поэтому в ИC CustIS (разработчик — компания «Заказные ИнформСистемы») для торговых сетей предусмотрен специальный набор показателей и правил, которые обеспечивают контроль текущей задолженности, что позволяет не допустить превышения определенного лимита задолженности, заданного для каждого клиента или контракта. При этом большие лимиты доступны только при наличии договора обеспечения. Если имеются просроченные задолженности, то дальнейшие продажи автоматически блокируются.

 

Для розничной компании, в которой большинство оплат производится наличными, не меньший, а возможно, и больший интерес представляет кредиторская задолженность. «В решениях компании «Астор» есть оба механизма контроля, — отметил Максим Баринов, — это «Монитор кредиторской задолженности» и «Монитор дебиторской задолженности». С их помощью менеджеры могут отслеживать текущее состояние взаиморасчетов, формировать планы платежей и поступлений в разрезе фирм, контрагентов, договоров, поставок и дат, оформлять заявки на оплату, контролировать просроченную задолженность. При этом, например, возможны режимы, при которых поставки с отсутствующими счетами-фактурами не будут попадать в план оплат до тех пор, пока не появится корректный счет-фактура. Эти механизмы мониторинга являются лишь частью модуля «Финансовое управление», в задачи которого входит контроль и планирование всех финансовых потоков компании».

 

Еще одна важная задача, особенно в периоды нехватки оборотных средств и дороговизны кредитов, — анализ прибыли от каждого из контрагентов. Аналитические возможности ИС помогут и здесь.

 

В большинстве случаев экономическая эффективность взаимодействия с поставщиком зависит от того, насколько тесно с ним ведется сотрудничество. «Чем чаще делаются заказы, и чем больше объем этих заказов, — поясняет Кирилл Синицын, — тем выгоднее для ретейлера становятся условия работы с поставщиком — растут скидки, отсрочки по выплатам кредитов и появляются другие преимущества. Именно поэтому все больше наших клиентов используют систему централизованных заказов, когда со всех подразделений собирается аналитическая информация о продажах и формируется заказ поставщику от одного юридического лица. Кроме того, поставщик может иметь холдинговую структуру и работать сразу от нескольких юридических лиц. Возможности системы AVARDA (разработчик — компания Ansoft) позволяют анализировать общие закупки по всем юридическим лицам поставщика, зависимым и независимым дистрибьюторам».

 

В рамках ИС CustIS для торговых сетей задача анализа прибыли от каждого из контрагентов решается на основе двух модулей: CustIS «Оптовые продажи» и CustIS «Аналитическое хранилище». В модуле продаж накапливается информация о прибыльной части отношений с клиентами, ведутся взаиморасчеты и сохраняется вся история отношений: баланс клиента, его бонусы и скидки, расчет просрочек и лимиты задолженности. Там же формируются отчеты, позволяющие проанализировать историю отношений и распределение дебиторской задолженности по срокам. «В аналитическом модуле, — рассказал Виталий Козловцев, руководитель проекта, направление «Торговые сети» компании «Заказные ИнформСистемы», — ведутся взаиморасчеты по закупкам и рассчитывается себестоимость закупки по каждому из поступающих в торговую сеть товаров. На основе себестоимости рассчитывается прибыльность по контрагентам из модуля продаж. Это, в частности, позволяет обоснованно управлять предоставляемыми бонусами и скидками, поддерживая положительную маржу по каждому контрагенту».

 

Оценить полезность поставщика по критерию приносимого им явного дохода можно простым рейтинговым представлением явных доходов от поставщиков. «Безусловно, расчет торговой наценки, принесенной от имени определенного поставщика, — отметил Андрей Евглевский, технический директор ГК «Сервис Плюс», — содержит множество условностей и допущений, но по закону больших чисел с увеличением периода наблюдений влияние погрешности расчета снижается. А на больших периодах наблюдения (квартал, год) выявление доходности по поставщикам весьма полезно и объективно. Эти возможности реализованы в ИС «Супермаг Плюс» (разработчик — компания «Сервис Плюс») в модулях управления поставщиками, отчетов и подсистемой бизнес-аналитики BI. Наш заказчик (сеть из 50 продуктовых магазинов), преследуя цель оптимизации товарного ассортимента и выявления лучших поставщиков, проанализировал доходность в разрезе поставщиков и поставляемых ими товаров в течение года. В результате этого анализа 22% поставщиков были заменены на альтернативных, а 4% товаров и поставщиков вообще выведены из оборота. В итоге на тех же товарах и условиях поставок прирост доходности составил 3,7%. Согласитесь, в кризисное время это хороший результат».

 

 

 

 

 

Второе дыхание получают сегодня системы лояльности клиентов. Когда на счету буквально каждая копейка и крайне важно сократить любые издержки, многие сети, которые раньше использовали внешний процессинг дисконтных и подарочных карт, переходят на внутренний, предоставляемый средствами ERP-системы (конечно, если внедренная ERP-система поддерживает такую возможность). Интересно, что такое сокращение расходов положительно отражается на качестве услуг. При использовании внутреннего процессинга у ретейлера появляется больше возможностей для создания разнообразных схем работы с покупателем и реализации интересных маркетинговых идей.

 

 

«Благодаря ИС можно прогнозировать закупки, продажи и поступления денежных средств от клиентов, а также своевременно отслеживать все фактические платежи, продажи и сроки, до наступления которых долги контрагентов должны быть погашены».

 

 

«Сейчас наступило время бюджетных отраслевых программных решений российского производства с быстрым внедрением и возможностью оперативных изменений и доработок».

 

 

Сейчас наблюдается рост интереса российских компаний к ERP-системам, и он обусловлен изменениями внешней среды и рынка ИТ в целом. На заре внедрения ERP-систем в России компаниям необходимо было автоматизировать бизнес-процессы для повышения эффективности работы и увеличения оборота, так как без информационной системы обработать поступающее количество данных было крайне сложно. Акцент при внедрении ERP-системы был на расширении бизнеса, и об издержках клиент мало задумывался. Сейчас ситуация изменилась.

Возможностей для роста и увеличения оборотов становится все меньше. Например, в продуктовом ретейле, в том числе дискаунте, контроль издержек является главным инструментом увеличения прибыли. Поэтому сегодня, учитывая конкуренцию и волнения на рынке, для таких компаний внедрение информационных систем особенно важно. Внедрение ERP-системы позволяет контролировать и сокращать издержки, что увеличивает интерес к автоматизации бизнеса и расширяет круг возможных клиентов для ИТ-компаний.

Два-три года назад внедрение ERP-системы заменяло более простые модули для ведения документации и учета. Целью было повышение эффективности отдельных участков производства или бизнес-процессов. Сейчас интерес к ERP-система изменился качественно, внедрения проходят на более глубоком уровне. Другими словами, ранее нужна была просто автоматизация, а теперь нужно решение проблем.

 

 

Клиент по-прежнему хочет видеть простые и понятные программные продукты с продуманным функционалом, хорошей поддержкой, в том числе в регионах, возможностью развития и адекватной ценой.

Например, информационная система «Далион» предоставляет удобные функциональные рабочие места оператора и товароведа. Если раньше оператору для выполнения своих обычных действий в системе нужно было в одном месте (каталоге товаров) создать новый товар, затем в другом месте создать новый документ прихода, заполнить его, провести, на основании прихода создать акт переоценки и так далее, то теперь для него все эти функции доступны в единой форме рабочего места оператора. В ней можно и новый товар завести, и цены откорректировать, и шапку документа для нескольких документов заполнить один раз, и документы сформировать. Фактически все действия от поставки товара до формирования документов оператор производит в одном месте, что гораздо удобнее. Аналогично все действия товароведа по контролю касс, работе с пересортом, формированию отчетности доступны на одной форме — рабочем месте товароведа.

Недавно, анализируя рентабельность работы одного из наших клиентов, было выявлено, что реальная прибыль товара с наценкой в 40% составляет порядка 4%! Причиной тому стало списание части товара из‑за окончания сроков годности, другая часть была уценена, третья зависла на остатках. В результате клиент ужесточил контроль сроков годности на этапе приемки товара и объемы закупок по всем позициям. Таким образом, подобные механизмы ИС помогают сотрудникам лучше выполнять свои должностные обязанности.

 

 

Максим Баринов, руководитель отдела управления отраслевыми решениями, компания «Астор»:

Если говорить о дополнительных модулях, являющихся расширением базовой функциональности, например модуля управления финансами, мерчандайзинга, планирования или набирающие популярность системы Business Intelligence, то здесь цена модуля отходит на второй план и основным критерием выбора является та реальная отдача, которую можно получить от использования выбранного модуля.